Лятото е идеалният сезон за посещение на търговско изложение. Но по-лесно е да се каже, отколкото да се направи. Правилната подготовка за посещение на изложение изисква много планиране и най-важното – бюджетиране. Ако не искате да изпразните бюджета си, трябва да седнете и внимателно да изчислите разходите. За щастие, нашият екип е тук, за да ви помогне и да ви насочи в този процес.
Определете целите си за търговското изложение
Защо искате да посетите определено търговско изложение? Трябва да отговорите на този въпрос, преди да направите каквото и да е друго. И не е толкова просто. Една компания може да има множество цели като:
- Привличане на потенциални клиенти
- Представяне на нов продукт/услуга
- Установяване на партньорства
- Представяне на вашия бизнес пред по-голяма аудитория
- Проверка на актуалните индустриални тенденции
- Придобиване на ценни знания
- И така нататък.
Помислете дълго и задълбочено за ползите от посещението и как вашият бизнес може да се възползва най-много. Поставете си две или максимум три цели. Уверете се, че те са измерими (брой нови потенциални клиенти), имат дългосрочни ефекти (силни партньорства) и могат потенциално да ви донесат печалба (увеличение на продажбите).
Не планирайте всичко наведнъж, защото може да похарчите повече, отколкото можете да си позволите. Изграждането на разпознаваемост на марката, увеличаването на продажбите и намирането на инвеститори са страхотни цели. Но за да ги постигнете, ще ви трябва екип, който управлява рекламата и репутацията на марката, един екип на терен, който ще проучи търговското изложение за потенциални инвеститори, и друг, който ще говори с потенциални клиенти. Така че, за да постигнете целта си, ще ангажирате половината си компания и ще похарчите хиляди за обучението и подготовката им. А дори не сме започнали с разходите за щанда.
Пазете целите си реалистични и не прекалявайте.
Изчислете бюджета си за търговското изложение
Като цяло бюджетът за търговското изложение зависи от това дали отивате като изложител, или като професионален посетител. Вторият вариант е по-евтин, но не предлага толкова много възможности, колкото първият.
Затова нека разгледаме всяка възможност и да видим какво трябва да вземете предвид. За да ви улесним при изчисленията, подготвихме подробен шаблон за разходите. Използвайте го, за да запишете очакваните и действителните си разходи и да изчислите дали сте успели да се вместите в бюджета си.
Посещение на търговско изложение като изложител
Участието в търговско изложение като изложител не е евтино. Има безброй неща, за които трябва да помислите.
- Разходи за подготовка на търговското изложение
В момента, в който решите, че искате да представите компанията си на търговско изложение, разходите ще започнат да се натрупват. Разходите за подготовка включват два важни фактора – вашия екип и продукта/услугата, които ще представяте.
Около 3% от бюджета ви ще отидат за обучение на екипа и дизайн на рекламните материали. Обърнете внимание, че говорим само за дизайн, а не за реално отпечатване. На този етап трябва да се срещнете с маркетинговия си екип и да решите как най-добре да предадете посланието си на аудиторията и потенциалните клиенти.
Обучението на екипа също може да отнеме много време, особено ако служителите ви трябва да научат за впечатляващите характеристики на най-новите ви продукти. Запомнете, вашите представители трябва да са способни да отговорят на всеки въпрос, който клиентите или потенциалните партньори могат да им зададат. Понякога това означава, че ще трябва да наемете външни консултанти или да платите извънреден труд на специалисти от други отдели, които да дойдат и да обучат вашия екип за изложението.
- Наем на щанд
Разходите за щанд ще погълнат приблизително 35% от бюджета ви, като наемът ще заема по-голямата част. Когато избирате мястото си на изложбената площ, помислете за следното:
- Колко близо сте до основните зони с поток от хора?
- Кои са вашите съседи?
- Къде са позиционирани вашите конкуренти?
След това идва видът щандове, които можете да наемете. В нашата подробна статия за различните видове щандове нашите експерти обясняват вашите възможности и дават своите професионални препоръки.
- Разходи за изграждане на щанд
Това зависи от вида щанд, който ще използвате. Например, ако наемете малък щанд и ви е нужна само компактна подиумна конструкция, разходите ще бъдат относително ниски. Колкото по-сложен е дизайнът и щандът, толкова по-големи са разходите за изграждане. Обърнете внимание, че понякога ще трябва да платите допълнително за комунални услуги като електричество, вода и отопление, в зависимост от естеството на вашите продукти/услуги и/или правилата, наложени от организаторите на изложението. Много е трудно да се изчисли каква част от бюджета ви трябва да бъде отделена за самото изграждане, така че просто го приемайте за нещо, което трябва да включите при изчисляването на първоначалната цена за наем.
- Разходи за експлоатация на щанда
Можете да използвате до 10% от бюджета си за оперативни разходи. Това може да включва охрана на място, такси за почистване, интернет свързаност и допълнителните неща, които може да ви потрябват. Не ги бъркайте с разходите за изграждане. В първия случай плащате първоначална такса за настройка, а във втория – това, което сте използвали по време на търговското изложение.
- Разходи за пътуване и настаняване
Изненадващо, пътуването и настаняването не са най-големите разходи за търговско изложение. Причината е проста – повечето компании използват услугите на компании за настаняване, които могат да им предложат най-добрите сделки за хотели и подслон. Някои бизнеси имат договори с определени доставчици, което прави цената на билетите значително по-ниска. Затова отделете около 12% от общия си бюджет за пътуване и настаняване и използвайте всички налични услуги, за да поддържате разходите ниски, без разбира се да правите компромис с качеството.
- Разходи за персонал
Това е най-лесната сума за изчисляване, тъй като компаниите са длъжни да имат вътрешни правила относно надбавките, предоставяни на всеки служител. Затова просто следвайте политиката на компанията. Ако обаче трябва да включите външни специалисти в екипа си или планирате да поканите свои посетители, нещата стават малко по-сложни. Като цяло разходите за персонал трябва да бъдат повече от 3% от бюджета ви за търговското изложение.
- Разходи за застраховка
Няма да повярвате колко собственици на бизнес пренебрегват този разход, тъй като той е незадължителен. Въпреки това ви призоваваме да бъдете разумни и да се уверите, че както членовете на екипа ви, така и експонатите имат подходяща застраховка. Нещата се чупят, хората падат, всичко може да се случи и е по-добре да бъдете предпазливи, отколкото да съжалявате. Ще трябва да отделите до 5% от общия си бюджет.
- Разходи за експонатите
Ако смятате, че всичко, което трябва да направите, е да сложите продуктите си в кутия и да ги вземете със себе си в самолета, грешите. Тук трябва да помислите за:
- Разработване и производство на прототипи
- Изпращане на деликатни предмети
- Специални експонати – например цветя, антики, животни
В зависимост от естеството на вашия бизнес тези разходи могат да достигнат до 10% от общия бюджет.
- Разходи за реклама
Сега стигаме до действителните разходи за реклама. Тук трябва да създадете материалите и рекламите, които сте проектирали в началната подготовка. Не само това, но ще трябва и да изпратите всичко на изложението. Понякога разходите за реклама могат да скочат до 20 - 25 %, но средно се говори за около 17%. И ако се чудите какво може да струва толкова много, помислете за всички брошури, промоционални материали, банери, подаръци и малки брандирани сувенири, които някои компании подготвят. Можете лесно да удвоите целия си бюджет, ако не внимавате.
- Непредвидени разходи
Реалистично погледнато, не можете да избегнете непланираните разходи. Винаги има нещо, което изниква в последния момент, и ако не можете да го покриете, ще изпаднете в доста неприятна ситуация. Отделете 5% за нещата, които не знаете, и се опитайте да не прекалявате.
Посещение на търговско изложение като професионален посетител
Въпреки че посещението на изложение като посетител не изисква толкова голям бюджет, то също може да струва доста пари, така че трябва старателно да планирате всичко. Помислете за следното:
- Разходи за подготовка на търговското изложение
Тук трябва да инвестирате също толкова време и усилия в обучението на екипа си. От решаващо значение е да имате добре подготвен екип, който познава целите на компанията ви и може ефективно да ги преследва. В края на краищата сега нямате щанд и не можете да покажете своите продукти/услуги. Екипът, който изпращате, трябва да представлява вашия бизнес и да е способен да създава смислени партньорства.
Друго нещо, което трябва да включите в разходите за подготовка, са евентуалните рекламни материали, които екипът ви ще носи със себе си. Очевидно няма да е нужно да проектирате и отпечатвате големи количества брошури и други промоционални материали, но се уверете, че всеки има достатъчно визитни картички. Можете също да включите кратка бизнес презентация или няколко брошури, представящи най-новите ви продукти и услуги. Никога не знаете кого могат да срещнат вашите представители на търговското изложение. Трябва да отделите около 15% от бюджета си за етапа на подготовка.
- Разходи за пътуване и настаняване
Тъй като не е нужно да се тревожите за щанд, най-големият ви разход става пътуването и настаняването на екипа ви. За да намалите разходите, използвайте компания за настаняване – не можем достатъчно да подчертаем колко достъпни са цените им. За транспорта ви съветваме да отделите малко повече и да предоставите на екипа си допълнителни средства за таксиметрови услуги или кола под наем. Около 50 до 55% от бюджета за търговското изложение трябва да отидат тук.
- Разходи за персонал
Когато отивате на търговско изложение като професионален посетител, натоварването не намалява. Трябва да участвате в срещи и събития за работа в мрежа. Шансовете да поканите потенциален партньор или инвеститор на бизнес вечеря са много по-големи. В края на краищата това обикновено е една от най-големите причини да отидете на изложение като посетител, а не като изложител. Затова се уверете, че екипът ви има достатъчно пари за харчене. В някои случаи разходите за персонал могат да скочат до 20%, но обикновено са около 17%.
- Разходи за застраховка
Уверете се, че всеки член на екипа ви е подходящо застрахован. Не пропускайте тази стъпка. Това е особено важно, ако към екипа ви се присъедини външен специалист. Приблизително 8% от бюджета ви трябва да бъдат отделени за този вид разход.
- Непланирани разходи
Отново трябва да сте подготвени за неизвестното, така че заделете 5% от бюджета си за непредвидени разходи.
Надяваме се, че успяхме да ви помогнем поне малко с планирането на следващото ви посещение на търговско изложение. Запомнете, докато имате ясни бизнес цели, можете да се възползвате еднакво добре от изложението, независимо дали сте изложител, или професионален посетител.
